ПЭК — порядок обмена и подписания бухгалтерских документов.

Бухгалтерская документация на услуги (УПД, отчеты по страхованию, акты об оказании услуг и счета-фактуры) выставляются в городе оплаты, по факту предоставления услуг (выдача посылки), если в двустороннем порядке не утвержден альтернативный порядок дополнительным соглашением к договору транспортно-экспедиционного обслуживания.

Как получить документацию в ПЭК в электронном виде?

По электронной почте может быть отправлена бухгалтерская документация (скан с подписью и печатью), а также акты сверки взаиморасчетов (ежемесячно в формате Excel и каждый квартал в виде печати и подписи).

Если ранее не были предоставлены сведения об адресе электронной почты для отправки документации, тогда компания укажет адрес, получив запрос от клиента на почту филиала оплаты (ниже перечислены электронные адреса филиалов).

В письме необходимо указать:

• код отправляемой посылки;
• либо период, за который необходима бухгалтерская документация;
• название организации и идентификационный номер налогоплательщика (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);
• либо ФИО и номер/серию документации, необходимой для идентификации личности (для физических лиц).

Как получить оригиналы документации в ПЭК?

Оригиналы бухгалтерской документации на грузы, которые были оплачены в месте получения, будут переданы получателю посылки, либо его представителю в офисе транспортной компании.

Оригиналы бухгалтерской документации на грузы, доставка которых оплачена в городе (филиале) отправления, клиент или третье лицо (представитель клиента с доверенностью на получение оригинальной документации) может получить в офисе транспортной компании в филиале (городе) на пятый рабочий день с момента предоставления услуги (выдачи посылки) в рабочие часы.

Также, по запросу клиента, отправленного на электронную почту (филиала) города оплаты, компания может отправить оригинальную документацию по почте России. Запрос должен содержать в себе коды грузов или период, за который необходима документация, наименование организации и идентификационный код налогоплательщика (для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц), либо ФИО и серию/номер документации, удостоверяющего личность физических лица, почтовый адрес и индекс.

В течение недели с момента отправки запроса документация будут отправлены по указанному клиентом адресу.

Клиенты транспортной компании чаще всего задают следующие вопросы:

Как узнать филиал оплаты ПЭК по номеру счета?

У каждого филиала имеется собственная двухбуквенная аббревиатура, фигурирующая в номере счета, акте и счете-фактуре. Она указывает на город выставления документации, а частности на филиал оплаты. Для определения филиала оплаты необходимо учитывать первую пару букв в номере документации.

• Допустим, в номере счета МВА00000001 первые две буквы указывают на Москву как город оплаты, соответственно, нужно будет обращаться на почту client@pecom.ru
• В номере счета ПВА00000002 буквы означают Псков, а потому нужно обращаться по адресу pskov@pecom.ru
• Ниже указан перечень филиалов с соответствующими им почтами и аббревиатурами.

Почему в УПД ПЭК не четыре, а две подписи экспедитора?

В письме ФНС России от 21 октября 2013 года под номером ММВ-20-3/96, в случае если за оформление сделки отвечает лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени главного бухгалтера или руководителя, то в строки 10, 13 УПД могут вноситься только данные о его должности, а также фамилия, имя и отчество без необходимости повторно указывать подпись.

Почему за страхование ПЭК выставляют не счет-фактуру, а отчет по страхованию?

• Предприниматели и организаторы имеют право не выставлять счета-фактуры по тем операциям, которые освобождены от обложения налогом.
• Услуги по страхованию не облагаются налогом на добавленную стоимость в соответствии с пп.7 п.3 ст.149 Налогового кодекса Российской Федерации.
• Основной документацией, подтверждающей осуществленные расходы по страхованию посылки, является отчет по страхованию, который клиенту предоставляет экспедитор.

Электронные адреса филиалов:
.
.
.
.
.
.
.

Порядок оформления документации в ПЭК при оплате третьим лицом.

При оплате иным лицом можно отметить следующие нюансы:

• если в платежном поручении фигурирует «оплата за (название плательщика, указанного клиентом)», универсальный передаточный документ, либо счет-фактура и акт, тогда экспедитор на заявленного плательщика. Перевод платежа будет выполнен на заявленного плательщика;
• если в платежном поручении не будет фигурировать информация, что оплата осуществляется за другое лицо, тогда клиент обязуется предоставить оригинальный вариант письма о смене плательщика по размещенному на официальном сайте образцу. При получении данного письма экспедитором будет считаться, что была осуществлена смена клиента и документация (универсальный передаточный документ или акт и счет-фактура) будет выписана на фактического плательщика. До момента того, как экспедитор получит письмо о смене плательщика, оплата засчитана не будет. Согласно условиям договора, посылка не будет выдана получателю с одновременным взиманием денежным средств за хранение;
• если была совершена ошибка — в платежном поручении не было указано осуществление оплаты за другое лицо, фактическому плательщику необходимо будет передать экспедитору письмо с уточнением назначения денежных средств, где должна фигурировать «оплата за (клиент, заявленный плательщиком)». После передачи письма документация (универсальный передаточный документ или акт и счет-фактура) будут выписаны на клиента, которого указал плательщик. Оплата не засчитывается, пока письмо о смене плательщика не будет получено экспедитором. В соответствии с договорными условиями посылка не может быть выдана получателю с одновременным взиманием денежных средств за хранение.

Возврат денежных средств при переплате в ПЭК.

При переплате денежные средства возвращаются клиенту при предоставлении им письменного заявления (образец представлен на официальном сайте транспортной компании) в течение четырех недель с момента получения запроса экспедитором. Финансовые средства могут быть возвращены исключительно до момента зачета.